Как отличить хорошего бухгалтера от плохого
Залог успеха правильно функционирующей компании на 70% зависит от налаженного бухгалтерского учета. Этим и объясняется извечный дефицит этих профессионалов. Почему зачастую в городе с огромным количеством бухгалтеров так трудно найти подходящее бухгалтерское агентство? Как понять, что перед вами действительно хороший бухгалтер?
Бухгалтер — второй человек в компании: он знает, откуда у вас деньги, с какими компаниями работаете и на что приобрели новую машину. Плохой бухгалтер может подставить под штрафы и даже уголовную ответственность. А отличить плохого бухгалтера от хорошего практически невозможно, если не знать бухучет. Вот вам диалог:
— Лена, как учтем расходы за покупку сканера?
— Расходы отразим по 04 счету и шестой амортизационной группе согласно закону 402-ФЗ.
Если увидели ошибки в ответе, вы молодец. Не тратьте время на статью: вы разбираетесь в бухучете и сами отличите хорошего бухгалтера от плохого. Тем, кто не заметил ошибки, придется сложнее, поэтому давайте разбираться, на какие моменты следует обращать внимание при выборе бухгалтерского агентства.
Договор
Оказание бухгалтерских услуг оформляется соответствующим договором. Он является гарантом качественного выполнения своих обязательств компанией в полном объёме. Как же понять, что текст соглашения не содержит в себе каких-либо изъянов, а все важные и необходимые нюансы упомянуты и подробно освещены?
1. Ответственность
По умолчанию за ошибки в бухучете отвечает предприниматель. Об этом говорит 7 статья закона № 402-ФЗ. Но в договоре можно зафиксировать и другое, тогда бухгалтер сам будет платить штрафы. Необходимо чётко прописать, за какие именно нарушения или несоответствия будет отвечать бухгалтерское агентство.
2. Порядок устранения недочётов и ошибок
Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли по вине сотрудников агентства. Обозначьте в договоре как они будут устраняться. Например, бухгалтер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.
Договор с ответственностью подписывают только опытные бухгалтеры. Когда бухгалтер готов компенсировать убытки, он уверен в своей работе. И еще он знает, что если налоговики выдвинут необоснованные претензии, он квалифицированно их разрулит. Бухгалтер уверен, что ничего компенсировать не придется.
3. Использование в работе программы 1С
Программы, которые бухгалтерское агентство использует в своей работе, оказывают большое влияние на качество оказываемых услуг. Существуют бухгалтеры, которые, например, ведут учет в Microsoft Excel. Выбор этой программы для работы не означает, что перед вами некомпетентные специалисты.
Но делая выбор в пользу такого агентства, вы должны знать о далеко идущих последствиях. Программа Microsoft Excel обладает несколькими существенными недостатками:
• отсутствие многих документов по бухгалтерскому учёту, которые требуют налоговые службы;
• невозможность интеграции с другими приложениями.
Поэтому, если вы решите сменить бухгалтерское агентство в середине года и принесёте в новую фирму документ Excel, то бухгалтеру, который будет принимать учёт, придётся заново вбивать в 1С все данные за прошедший год. Соответственно, выбирая такое агентство, будьте готовы заплатить за восстановление своего учета, когда решите сменить подрядчика. Делайте выбор в пользу повсеместно используемой программы 1С, чтобы избежать нежелательных последствий.
4. Использование в работе правовых систем Консультант и Гарант
Наше законодательство меняется довольно быстро, и для принятия решений в работе бухгалтеру просто необходимо опираться на законы. Многие агентства подобных правовых систем не имеют и попросту пользуются интернетом. Львиная доля статей в интернете является устаревшими, ну и соответственно принятые на основании них решения будут неверными.
Использование специализированных программ до минимума сокращает риски совершения каких-либо ошибок. Такие системы, конечно, требуют финансовых вложений, но скупой платит дважды. А если пункт об ответственности не прописан в договоре, то сами понимаете, кому в итоге придется заплатить.
5. Получение доступа к базе учета в любой момент
Для проведения контроля работы бухгалтерского агентства необходимо регулярно проводить аудит. Для этого понадобится взять для изучения базу учета. Именно по ней можно будет понять как обстоят ваши дела, все ли правильно ведется и заполняется. Если ваше агентство отказывается предоставить базу, то вывод можно сделать только один - она просто не ведется, а значит в скором будущем у вас возникнут проблемы.
Квалификация сотрудников
Каждый клиент имеет право запросить у бухгалтерского агентства:
• дипломы;
• сертификаты;
• копии трудовых книжек (чтобы изучить стаж работы);
• любые другие бумаги, с помощью которых можно подтвердить квалификацию специалистов, которые будут заниматься учётом на вашем предприятии.
Не стесняйтесь этого делать, ведь бухгалтеры, которые только, что закончили подготовительные курсы, сели и начали вести бухучёт – не ваш вариант, если вы конечно не альтруист и хотите заплатить собственными средствами за получение практического опыта новичками.
Размер бухгалтерского агентства
Это как раз тот случай, когда размер, несомненно, имеет значение. Большие организации имеют более устойчивую систему. Как правило, в них отлаженные рабочие процессы и они функционируют как надежный механизм. Сотрудничая с такой фирмой, вы можете быть уверенны в том, что она не закроется завтра, и вы не останетесь в полной растерянности, один на один со своими бухгалтерскими проблемами.
Крупное агентство - это залог стабильности. Но существует одно «но». Когда в такое агентство из-за низкой стоимости услуг приходит очень много клиентов, то на одного сотрудника возлагается большая нагрузка. Нужно понимать, что если бухгалтер ведёт 30-40 фирм, то о высоком качестве не может идти и речи. Физически такой специалист не будет успевать вести бухучёт, поскольку времени будет хватать только для работы с налоговой инспекцией. Без потери качества услуг один бухгалтер может вести максимум 15-20 мелких компаний (4-5 – если это крупные предприятия). Поэтому выбирая большую организацию, не забывайте уточнить, сколько фирм на обслуживании стоит у бухгалтера, который будет заниматься вашим предприятием.
Хорошее не бывает дешевым
В случае с бухгалтерскими услугами лучше и не пытаться пробовать, слишком высокую цену можно заплатить в итоге. Хорошие бухгалтеры стоят дорого. Вы доверяете этим специалистам ведение, учет, в конце концов, сохранность своего имущества, и хотите за качественное выполнение такой работы заплатить копейки? Так не бывает. За качество придется хорошо заплатить.
Спектр услуг бухгалтерского агентства
Ваш бизнес развивается и на каждом этапе развития у него могут возникнуть определенные потребности. Будьте дальновидными. Выбирайте агентства, которые предоставляют не только бухгалтерские услуги, а оказывают комплекс услуг по ведению, защите, поддержке и сопровождению бизнеса. Для этого поинтересуетесь, оказывает ли выбранное агентство услуги по аудиту бухгалтерии, услуги по налоговой оптимизации и защите бизнеса, готово ли оно представлять ваши интересы в контролирующих органах, придет ли на помощь, если банк заблокирует ваш счет?
На какие моменты стоит обратить внимание, при выборе бухгалтерского агентства мы выяснили. А как быть тем, кто уже выбрал агентство и пользуется его услугами? Как проверить, что оказываемые услуги надлежащего качества?
1. Проводите аудит
Как собственник бизнеса, вы должны понимать, что принимать все на веру не стоит. Все необходимо перепроверять. Даже если вы на 100% уверены в своем бухгалтере.
Что делать: возьмите базу данных бухгалтерского учёта своей компании, а вы имеете на это полное право, и проведите аудит, чтобы проверить состояние бухгалтерии. Делать это рекомендуется в каждом квартале (через каждые 3 месяца).
Если вы затребовали базу 1С, но вам её не выдают (даже если в договоре имеется соответствующий пункт), то это может говорить о том, что в неё не вносятся бухгалтерские отчёты. Чтобы не допустить такой ситуации, при подписании договора нужно в обязательном порядке требовать внесение пункта, в согласии с которым вы сможете получать доступ к своей базе в любой момент. Контроль работы нужно проводить обязательно.
Многие бухгалтерские фирмы ведут только налоговый учет, который, несомненно, легче вести, нежели чем бухгалтерский. Но при этом при подаче данных в налоговую инспекцию, такие фирмы просто «дорисовывают» данные бухгалтерского учета. Соответственно, налоговые данные, построенные на таких, взятых с потолка бухгалтерских показателях будут искажены. Все это легко выясняется в процессе выездных налоговых проверок, ведь у директора по факту не будет ничего, что могло бы подтвердить расходы в налоговой отчётности. А это уже уголовная ответственность для собственника бизнеса и совсем другой разговор.
2. Оценивайте полезность
Бухгалтер – это не мартышка, забивающая первичку в 1С. Настоящий квалифицированный бухгалтер должен выносить профессиональное суждение, выстраивать учетный процесс под нужды конкретного предприятия, раскрашивать финансовую отчетность в правильные оттенки и филигранно взаимодействовать с налоговой службой.
Как оценить полезность вашего бухгалтера:
• Вы четко и в срок получаете уведомления обо всех изменениях, например, если произошел переход на другую систему налогообложения;
• Умеет с легкостью законно снижать налоги;
• Он периодически проводит консультации, рассказывает о происходящих и прогнозирует будущие события;
• Видит в каком сегменте бизнеса имеются проблемы или того хуже – воруется имущество, и незамедлительно сообщает об этом директору предприятия;
• Умеет сотрудничать с налоговой службой, а не способствует наполнению государственного бюджета за счет штрафов вашего предприятия;
• Оповещает обо всех изменениях законодательства.
В заключение хочется сказать, что рынок бухгалтерских услуг на данный момент перенасыщен некомпетентными работниками. Случается и так, что даже главные бухгалтеры на крупных предприятиях на поверку оказываются не очень хорошими специалистами.
Тщательно подходите к выбору агентства, которому доверите ведение и сопровождение своего бизнеса. Спрашивайте, изучайте, уточняйте, получите обратную связь от клиентов, которые уже сотрудничают с данным агентством: все ли их устраивает. Но, даже встав на обслуживание в какое-либо бухгалтерское агентство, никогда не оставляйте все без контроля. Проводите аудиты и постоянно оценивайте, какую пользу приносит вам данное сотрудничество. Качественный бухучет – основа процветания вашего бизнеса.
